会计基础之六:会计凭证

会计凭证

 

  • 会计凭证的概念、作用和种类
    • 会计凭证的概念及作用
      • 概念:记录交易或者事项发生和完成情况的书面证明,也是登记账簿的依据
      • 合理地取得、正确地填制和审核会计凭证,是会计审核的基本方法之一,也是会计核算工作的起点,其在会计核算中的作用
        • 记录交易或者事项,提供记账依据
        • 明确经济责任,强化内部控制
        • 监督经济活动,控制经济运行
    • 会计凭证的种类:按编制的程序和用途不同
      • 原始凭证:又称单据,是在交易或者事项发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明交易或者事项的发生或完成情况的原始凭证。原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据
      • 记账凭证:又称记账凭单,是会计人员根据审核无误的原始凭证,按照交易或者事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。
  • 原始凭证
    • 原始凭证的种类
      • 按来源不同分类
        • 外来原始凭证
          • 概念:是指在交易或者事项发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证,外来原始凭证应在企业同外单位发生经济业务时,由外单位的相关人员填制完成。
          • 外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制,或经税务部门批准由经营单位印制,在填制时加盖出具凭证单位公章方为有效。
          • 外来原始凭证都是一次凭证
        • 自制原始凭证
          • 概念:是指由本单位内部经办业务的部门和人员,在执行或完成某项交易或事项时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。
            • 收料单
            • 领料单
            • 限额领料单
            • 产品入库单
            • 产品出库单
            • 借款单
            • 工资发放明细表
            • 折旧计算表
            • 提货单
            • ……
      • 按填制手续及内容
        • 一次凭证:是指一次填制完成,只记录一笔经济业务且仅一次有效的原始凭证。只能反映一项经济业务,或者同时反映若干项同一性质的经济业务。
          • 领料单
          • 借款单
          • 提货单
          • ……

          累计凭证:是指在一定时期内多次记录发生的同类交易或者事项且多次有效的原始凭证。特点:在一张凭证内,可以连续登记相同性质的交易或者事项,随时结出累计数及结余数,并按照限额进行费用控制,期末按实际发生额记账。

          • 限额领料单

          汇总凭证:也称原始凭证汇总表,是指对一定时期内反映交易或者事项内容相同的若干张原始凭证,按照一定标准综合填制原始凭证。

          • 发料汇总表
          • 收货汇总表
          • 工资汇总表
          • 差旅费报销单

          记账凭证:是指根据账簿记录,将某类交易或者事项进行归类、整理而填制的原始凭证。自制凭证是根据交易或者事项的实际发生、完成情况,由经办人填制的,但有些原始凭证则是由会计人员根据账簿记录,将某类交易或者事项进行分类、整理、计算编制的。

          • 制造费用分配表
          • 产品成本计算表
          • ……
      • 按格式
        • 通用原始凭证:是指由有关部门统一印制,在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。
        • 专用原始凭证:是指由单位自行印制,仅在本单位内部使用的原始凭证
    • 原始凭证的基本内容
      • 原始凭证的名称
      • 填制凭证的日期、编号
      • 接受凭证单位的名称
      • 交易或者事项的内容(含单位、单价、金额等)
      • 填制单位签章
      • 有关人员签章
      • 凭证附件
    • 原始凭证的填制
      • 填制基本要求
        • 记录要真实:交易或事项内容和数字,必须真实可靠,符合实际情况。
        • 内容要完整:要求填列的项目必须逐项填列齐全,不得遗漏和省略
          • 年月日要按照填制原始凭证实际日期填写
          • 名称要齐全,不能简化
          • 品名或用途要填写明确,不能含糊不清
          • 有关人员的签章必须齐全
        • 手续要完备
          • 单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定人员的签名盖章,对外出示的原始凭证必须加盖本单位公章等
          • 从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章
          • 从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签章
        • 书写要清楚、规范
        • 编号要连续:各种凭证要连续编号,以便备查。如果预先印制编号,写坏作废时,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不得撕毁
        • 不得随意涂改、刮擦、挖补
          • 采用划线更正法,将错误的文字划一条红线注销,但须使用原来的文字仍然可以看清楚,然后将正确的文字用蓝字写在划线部分的上方,并加盖出具单位印章,以明确责任
          • 原始凭证金额填写有错误的,应该由出具单位重开,不得在原始凭证上更正
          • 提交银行的各种结算凭证的大小写金额,也一律不准更改,如果填写错误,应在填错的凭证上加盖“作废”戳记并在新凭证上重新填写
        • 填制要及时:各种原始凭证一定要及时填写,并按规定的程序及时送交会计机构,会计人员进行审核,并据以填制记账凭证,不得拖延,以便及时提供会计信息
    • 原始凭证的审核
      • 原始凭证的审核内容
        • 审核原始凭证的真实性
          • 凭证日期是否真实
          • 业务内容是否真实
          • 数据是否真实
          • 外来原始凭证必须有有填制单位公章和填制人员签章
          • 内部凭证必须有经办部门和经办人员的签名或盖章
        • 审核原始凭证的合法性
          • 概念:是指原始凭证所表述的交易或者事项符合有关法律、法规的规定
          • 对不合法的原始凭证,会计机构、会计人员有权不予受理,并向单位负责人报告,请求查明原因,追究当事人责任
        • 审核原始凭证的合理性:审核原始凭证所记录的交易或者事项是否符合企业生产经营活动的需要,是否符合有关的计划和预算等
        • 审核原始凭证的完整性
          • 日期是否完整
          • 数字是否清晰
          • 文字是否工整
          • 有关人员签章是否齐全
          • 凭证联次是否正确
          • 凭证应附的附件是否齐全
        • 审核原始凭证的正确性
          • 阿拉伯数字分开填写,不得连写
          • 小写金额前面表明¥字样,中间不能留空位,金额要标志“分”,无角分的,要以“0”补位
          • 金额大写部分要正确,大写金额前要加“人民币”字样,大写金额与小写金额要相符
          • 凭证中有书写错误的,应采用正规的方法更正,不得随意涂改、刮擦、挖补等
        • 审核原始凭证的及时性
      • 原始凭证审核结果的处理
        • 对于完全符合要求的原始凭证,应及时据以编制记账凭证入账
        • 对于真实、合法、合理但内容不够完整,填写有错误的原始凭证,应退回给有关经办人员,由其负责将有关凭证补充完整,更正错误或重开后,再办理会计手续
        • 对于不真实、不合理的原始凭证,会计机构和会计人员有权不受理;对于违法的原始凭证,会计机构和会计人员应当制止和纠正并向单位负责人报告请求处理
    • 原始凭证错误的更正
      • 原始凭证所记载的各项内容均不得涂改
      • 原始凭证记载的内容有错误的,应当由开具单位重开或更正
      • 原始凭证金额出现错误的不得更正,只能由原始凭证开具单位重新开具
      • 原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证,对于填制有误的原始凭证,负有更正和重新开具的法律义务,不得拒绝
  • 记账凭证
    • 概念:又称记账凭单,是会计人员根据审核无误的原始凭证按照交易或者事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的凭证,是登记账簿的直接依据。
    • 记账凭证的种类
      • 按凭证的用途分类
        • 专用记账凭证
          • 概念:是指分类交易或者事项的记账凭证
          • 按其反映内容的不同
            • 收款凭证
              • 现金收款凭证
              • 银行存款收款凭证
            • 付款凭证
              • 现金付款凭证
              • 银行存款付款凭证
            • 转账凭证:是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的记账凭证
        • 通用记账凭证
          • 概念:业务量少、凭证也不多的小型企业,可以使用通用记账凭证,即各类交易或者事项都采用统一格式的记账凭证,以简化记账工作。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同
          • 按填制方式分类
            • 复式记账凭证:简称“复式凭证”,是指将每一笔交易或者事项所涉及的全部会计科目及其发生额在同一张记账凭证中反映的记账凭证。
              • 优点:集中反映一项交易或者事项的会计科目的对应关系,便于了解有关交易或者事项的全貌,有利于检查会计分录的正确性,而且减少了凭证数量
              • 缺点:不便于会计岗位上的分工记账,也不便于汇总每一会计科目的发生额。
            • 单式记账凭证:亦称“单项记账凭证”,简称“单式凭证”,是指每一张记账凭证只填列交易或者事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。
              • 优点:便于分工记账,便于汇总计算每一会计科目的发生额
              • 缺点:制证工作量大,而且反映分散,不能集中完整地反映交易或者事项的全貌,不便于查账
    • 记账凭证的基本内容
      • 记账凭证的名称
      • 填制记账凭证的日期
      • 记账凭证的编号:根据交易或者事项发生的先后顺序按月编号,按编号顺序记账
      • 交易或者事项的内容摘要
      • 交易或者事项所涉及的会计科目及其记账方向
      • 交易或者事项的金额
      • 记账标志
      • 所附原始凭证的张数
      • 会计主管、制证、审核、记账、出纳等有关人员的签名或盖章
    • 记账凭证的编制
      • 记账凭证编制的基本要求
        • 记账凭证的各项内容必须完整
        • 记账凭证应连续编号
        • 记账凭证的书写应清楚、规范,相关要求与原始凭证相同
        • 记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或根据若干张同类原始凭证汇总编制,也可以根据原始凭证汇总表填制
        • 除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证
        • 填制记账凭证时若发生错误,应当重新填制
        • 记账凭证填制完交易或者事项后,应加计合计数,检查借贷双方及总账科目与二级科目或明细科目的金额是否平衡。
      • 记账凭证的编制方法
        • 收款凭证的编制
          • 要求该凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”
          • 日期填写的是编制本凭证的日期
          • 右上角编写编制收款凭证的顺序号
          • “摘要”填写对所记录交易或者事项的简要说明
          • “贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计科目
          • “记账”是指该凭证已登记账簿的标志,防止交易或者事项重记或漏记
          • “金额”是指该项交易或者事项的发生额
          • 该凭证右边“附件张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数
          • 最下边分别由有关人员签章,以明确经济责任
        • 付款凭证的编制
          • 付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同
          • 左上角由“借方科目”换为“贷方科目”
          • 凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”
          • 对于设计“库存现金”和“银行存款”之间的交易或者事项,为了避免重复记账,一般只编制付款凭证,不编收款凭证
          • 出纳人员应根据会计人员审核无误的收款凭证和付款凭证办理收付款业务
          • 出纳人员在办理收款或付款业务后,应在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记,以免重收重复
        • 转账凭证的编制
          • 转账凭证中“总账科目”和“明细科目”栏应填写应借、应贷的总账科目和明细科目
          • 借方科目应记金额应在同一行的“借方金额”栏填列,贷方科目应记金额应在同一行的“贷方金额”栏填列
          • “借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏合计数应相等
        • 科目汇总表的编制
          • 根据分录凭证编制T型账户,将本期各会计科目的发生额一一计入有关T型账户
          • 计算哥哥账户的本期借方发生额与贷方发生额合计数
          • 将此发生额合计数填入科目汇总表中与有关科目相对应的“本期发生额”栏,并将所有会计科目本期借方发生额与贷方发生额进行合计,借贷相等后,一般说明无误,可以登记总账
    • 记账凭证的审核
      • 审核记账凭证内容是否真实
      • 审核记账凭证上项目的填写是否齐全
      • 审核记账凭证会计科目的使用是否正确
      • 审核记账凭账上金额的填写是否正确
      • 审核记账凭证上的书写是否正确
      • 审核记账凭证办理手续是否完备
    • 记账凭证的更正
      • 已登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明:“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重写一张正确的记账凭证,注明:“订正某月某日某号凭证”字样如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。

        发现以前年度记账凭证有错误,应当用蓝字调增一张更正的记账凭证

  • 会计凭证的传递和保管
    • 会计凭证的传递
      • 概念:是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程,在单位内部有关部门和人员之间的传送程序
      • 内容
        • 凭证传递的程序
        • 在各个环节停留及传递的时间
      • 意义
        • 科学地组织会计凭证的传递,能够把反映在会计凭证上的有关交易或者事项完成情况的信息及时地传递到本单位内各个部门、各个环节,最后集中到会计部门来,这就能及时、正确地核算和监督各项交易或者事项的完成情况,提高工作效率科学地组织会计凭证的传递,对于合理组织经济活动、加强岗位责任制、有效地进行会计监督,具有重要意义
    • 会计凭证的保管
      • 概念:是指会计凭证记账后的整理、装订、归档、存查工作
      • 会计凭证的保管方法
        • 要求
          • 会计凭证应定期装订成册,防止散失
          • 会计凭证封面应注明单位、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项,会计主管人员和保管人员应在封面上签章
          • 会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证
          • 原始凭证较多时可单独装订,但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类,同事在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号,以便查阅
          • 每年装订成册的会计凭证,在年度终了时可暂由单位会计部门指定专人负责保管一年,期满后原则上应移交档案部门保管
      • 会计凭证的保管期限
        • 原始凭证、记账凭证和汇总记账凭证保管15年
        • 银行存款余额调节表保管5年
      • 会计凭证的销毁
        • 会计凭证保管期满、需要销毁时,必须开列清单,由本单位档案部门提出销毁意见,经本单位领导审核,报经上级主管部门批准后会同会计部门共同鉴定、严格审查,由档案部门和会计部门共同派员监销
        • 但保管期满前未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止

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