会计基础之七:会计账簿

会计账簿

 

  • 会计账簿概述
    • 会计账簿的概念和作用
      • 概念:是由一定格式的账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。
      • 设置和登记账簿,是编制财务报表的基础,是连接会计凭证和财务报表的中间环节
      • 形式上看,账簿是由相互联系、具有专门格式的若干账页组成的
      • 内容上看,它以经过审核的会计凭证为依据,通过专门的方法,对交易或者事项进行分类和序时记录,反映各会计要素增减的变动情况,反映会计主体经济活动的全貌,并为会计报表的编制和会计监督提供依据
      • 作用
        • 账簿的设置和登记,可以记载、储存会计信息
        • 账簿的设置和登记,可以分类、汇总会计信息
        • 账簿的设置和登记,可以检查、校正会计信息
        • 账簿的设置和登记,可以编报、输出会计信息
    • 会计账簿的基本内容
      • 封面
        • 账簿的名称
        • 使用单位名称
        • 使用年度
        • ……
      • 扉页
        • 帐簿启用和经管人员一览表
        • 科目索引表
      • 账页
        • 账户的名称
        • 登记账户的日期栏
        • 凭证种类和号数栏
        • 摘要栏
        • 金额栏
        • 总页次、分户页次
    • 会计账簿与账户的关系:形式和内容的关系
      • 关系
        • 账户存在于账簿之中,账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体,没有账簿,账户就无法存在
        • 账簿序时、分类地记载交易或者事项,是在个别账户中完成
        • 账簿只是一个外在形式,账户才是他的真实内容
      • 会计科目、账户与账簿的关系体现
        • 会计科目是账户的名称
        • 账户是会计科目的具体运用(及账户是根据会计科目开设的)
        • 账户存在于账簿中,账簿中的每一账页是账户的存在形式和载体,所有账页组成账簿
        • 账簿与账户既是形式与内容的关系,又是整体与部分的关系
    • 会计账簿的分类
      • 按用途分类
        • 序时账簿
          • 概念:又称日记账,是按照交易或者事项发生或完成时间的先后顺序,逐日逐笔登记的账簿
          • 按其结构和内容不同
            • 普通日记账:又称分录簿,是指用来逐日逐笔记录全部交易或者事项发生情况的日记账,这种日记账起了记账凭证的作用,作为登记分类账簿的依据
            • 特种日记账:是指用来逐日逐笔记录某一类型交易或者事项发生情况的日记账
              • 现金日记账
              • 银行存款日记账
              • 购货日记账
              • 销货日记账
              • 转账日记账
        • 分类账簿
          • 概念:是按照会计要素的具体类别设置分类账户进行登记的账簿
          • 按其反映经济业务的详略程度
            • 总分类账簿:又称总账,是根据总分类账户开设的,能够全面地反映企业的经济活动。总分类账户对应以及会计科目。一般只登记金额,可以直接根据记账凭证逐笔登记,也可以将凭证按照一定的方法定期汇总记账凭证后进行登记。会计主体都必须设置总分类账簿明细分类账簿:又称明细账,是根据明细分类账户开设的,用来提供明细的核算资料
          • 总账与明细账的关系
            • 总账提供总括的会计信息,反映会计主体经济活动的全貌,对所属明细账起统驭作用
            • 明细账提供更为详细的会计信息,反映会计主体资金运动的各种状态、形式及其构成的明细动向,是对总账的补充和说明
        • 备查账簿
          • 概念:亦称“辅助性账簿”,简称备查簿(或备查账、辅助账),是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或等级不够详细的交易或者事项进行补充登记时使用的账簿
          • 特点
            • 登记备查簿不需要编制记账凭证
            • 账簿的格式和登记方法不同于以金额登记为主的一般账簿
            • 与其他账簿之间不一定存在严格的依存关系和勾稽关系,只是对其他账簿记录的一种补充
      • 按账页格式分类
        • 两栏式账簿
          • 适用普通日记账和转账日记账
        • 三栏式账簿
          • 适用于登记只需要进行金额核算而不需要数量核算的账户
            • 特种日记账
            • 总分类账
            • 资本明细账
            • 债权明细账
            • 债务明细账
            • ……
          • 根据是否设“对方科目”
            • 设对方科目的三栏式账簿
            • 不设对方科目的三栏式账簿
        • 多栏式账簿
          • 适用于明细项目多、借贷方向单一的账户
            • 收入
            • 成本
            • 费用
            • 利润
            • ……
          • 优点:将一级账户或二级账户的明细账户均集中在一张账页上登记,可以清晰地反映该账户所属的明细账户变动情况
          • 缺点:栏目多,登账时容易记错栏
        • 数量金额式账簿
          • 适用于既要进行金额核算,又要进行实物数量核算的各种财产物资账户
            • 原材料
            • 库存商品
            • ……
          • 优点:可以清晰反映财产物资账户的收发存的数量、金额与单价,便于账户核对,方便管理
          • 缺点:栏目多,登记繁琐
        • 横线登记式账簿
          • 材料采购
          • 在途物资
          • 应收票据
          • 一次性备用金
          • ……
      • 按外形特征分类
        • 订本账
          • 概念:是在启用前将编有顺序页码的一定数量的账页装订成册的账簿
          • 适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账
          • 优点:能够避免账页散失和防止非法抽换
          • 缺点:账页数量及位置固定,不便于分工记账,不能根据记账需要增减账页,也难以准确为各账户预留账页,多则浪费,少则不够,影响账户的连续登记
        • 活页账
          • 概念:是将一定数量的账页置于活页夹内,可根据记账内容的变化而随时增加或减少部分账页的账簿
          • 优点:可以随时根据需要增减空白账页或重新排列账页,便于分工记账与归类汇总
          • 缺点:若管理不善,账页容易散失,或被非法抽换
        • 卡片账
          • 概念:是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中,可以根据需要随时增添账页的账簿
          • 适用于固定资产的核算
          • 优点:使用灵活,可以随时取放,随时增减空白帐卡,便于会计人员分工记账,也可以跨年登记使用
          • 缺点:容易散失或被非法抽换
  • 会计账簿的启用与登记要求
    • 会计账簿的启用
      • 建账
        • 确定设置哪些科目
        • 使用哪些会计账簿
        • 账簿的格式、内容及登记方法是什么
      • 账簿封页上写明单位名称和账簿名称
      • 账簿扉页上附会计账簿启用及交接表
      • 账簿启用及交接表应按要求填写单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、单位主管、会计主管、记账人员、复核人员的姓名,加盖公章和相关人员名章
    • 会计账簿的登记要求
      • 概念:登记账簿简称记账,是会计核算的重要基础工作。
      • 总体要求:及时认真,做到内容完整、数据真实、摘要清楚、便于查阅
      • 记账规则
        • 书写完整
        • 登账记号
        • 书写格式
        • 用笔规定:用蓝黑墨水或者碳素墨水
        • 红笔规定
          • 按照红字冲账的记账凭证,在账簿上冲销错误记录
          • 在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数
          • 在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额
          • 结账划线
          • 划线更正错误
          • 根据国家统一的会计制度规定可以用红字登记的其他会计记录
        • 顺序登记
        • 结余规定:凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户,应在“借或贷”栏内写“平”字,并在“余额”栏用“-0-”表示
        • 过次承前
          • 需要结计本月发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应为自本月初起至本页末止的发生额合计数
          • 需要结计本年累计发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应为自年初起至本页末止的累计数
          • 既不要结计本月发生额,也不要结计本年累计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页
        • 错账更正
  • 会计账簿的格式和登记方法
    • 日记账的格式和登记方法
      • 库存现金日记账的格式与登记方法
        • 格式:三栏式和多栏式,必须使用订本账三栏式库存现金日记账
          • 是用来登记库存现金的增减变动及其结果的日记账,设有借方、贷方和余额三个金额栏目,一般称为收入、支出和结余三个基本栏目
          • 由出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证以及银行存款的付款凭证,按照库存现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记
          • 专人登记,每天结出余额,做到日清月结
          • 登记方法
            • 日期栏,登记现金实际收付的日期
            • 凭证号数栏,登记现金收付款凭证的种类及编号
            • 摘要栏,登记交易或者事项的简要说明,与记账凭证的摘要栏一致
            • 对方科目栏,登记现金收入的来源科目或付出的用途科目
            • 收入、付出栏,登记现金实际收付金额
            • 结余栏,登记现金的实际结余金额,上日余额+本日收入-本日支出

          多栏式库存现金日记账

          • 根据收入的来源和支出的用途设专栏
          • 登记方法与三栏式基本相同,只是登记多栏式日记账时,应按现金收入、付出的对应账户分栏登记,每日终了,分栏加计本日发生额,结出余额,到月末结账时,应分栏加计本月发生额,结计月末余额
          • 登记方法
            • 根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账,根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账
            • 每日营业终了,根据现金支出日记账结计的支出合计数,一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中,并结出当日余额
            • 到月末结账时,现金收入日记账,支出日记账各分栏应加计本月发生额,现金收入日记账应结计月末余额

          日清:每日终了,都应结出现金余额,并与库存现金实存数核对,以检查每日现金首付是否有误,如果账款不符,应立即查明原因

          月结:每月终了,应分别计算出现金收入和付出的合计数,根据“上月余额+本月收入-本月支出=本月余额”的公式,计算出当月的余额,当月结余数应与当月最后一天结余数核对,相符则本月合计无误;不符,说明两者之一有误,应即可查明原因并更正

      • 银行存款日记账的格式和登记方法
        • 概念:用来核算和监督银行存款每日收入、支出和结余情况的账簿,银行存款日记账应逐日逐笔登记各银行存款账户每天的收入、支出和结存情况。
        • 月末,由会计人员将其与银行存款对账单进行核对,编制银行存款余额调节表,未达账项应查明原因,及时调整。
        • 银行存款日记账日常一般由出纳人员保管
        • 银行存款日记账的格式
          • 三栏式:多设一栏结算凭证种类与号码
          • 多栏式
            • 银行存款收入日记账
            • 银行存款支出日记账
        • 银行存款日记账登记方法
          • 方法与现金日记账同
          • 登记要求
            • 根据审核无误的会计凭证登记
            • 账簿所记载的内容必须与会计凭证相一致
            • 当日逐笔序时登记并结出余额,不得出现贷方余额(红字余额)
            • 必须连续登记
    • 总分类账的格式和登记方法
      • 概念:是对各项经济活动业务按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿,每一会计主体都应设置总分类账。总账一般采用订本式,也可采用活页式。
      • 总分类账的格式
        • 三栏式(通常采用)
        • 多栏式
      • 总分类账的登记方法
        • 根据记账凭证逐笔登记总账
        • 根据汇总记账凭证登记总账:根据汇总记账凭证登记总账,是指定期根据各种记账凭证,按照账户的对应关系进行汇总,分别编制汇总记账凭证,根据汇总收款凭证、汇总付款凭证及汇总转账凭证登记总分类账
        • 根据科目汇总表登记总账:是指在作记账凭证之后,定期编制科目汇总表,以科目汇总表为依据登记总账
    • 明细分类账的格式和登记方法
      • 明细分类账的格式
        • 三栏式明细分类账:适用于只进行金额核算的账户,如债权债务结算账户及资本账户
        • 多栏式明细分类账:适用于成本费用类或收入类科目的明细核算
        • 数量金额式明细分类账:适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户,如原材料、库存商品、周转材料等存货账户
        • 横线登记式明细分类账:适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务
      • 明细分类账户的登记方法
        • 三栏式明细分类账的登记
        • 多栏式明细分类账的登记
        • 数量金额式明细分类账的登记
        • 横线登记时明细分类账的登记
    • 总分类账户与明细分类账户的平行登记
      • 总分类账户与明细分类账户的关系
        • 总分类账户是所属明细分类账户的统驭账户,对所属明细分类账户起着控制作用
        • 明细分类账户这是总分类账户的从属账户,对其所隶属的总分类账户起着辅助作用
      • 总分类账户与明细分类账户平行登记的要点
        • 方向相同
        • 期间一致
        • 金额相等
  • 对账与结账
    • 对账
      • 概念:是指对账簿记录所进行的核对工作。它是基于复式记账原理形成的一套以会计账簿为中心,账簿与实物、凭证、报表之间,账簿与账簿之间的相互控制、稽核和自动平衡的保护性机制。至少每年进行一次。
      • 主要内容
        • 账证核对:是指核对会计账簿记录与记账凭证(及所附原始凭证)的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。
        • 账账核对
          • 概念:是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。
          • 内容
            • 总分类账簿有关账户的核对
              • 核对内容
                • 全部账户的的期初借方余额合计=全部账户的期初贷方余额合计
                • 全部账户的借方发生额合计=全部账户的贷方发生额合计
                • 全部账户的期末借方余额合计=全部账户的期末贷方余额合计
              • 核对方式:试算平衡表
              • 查错方法:逆查法 试算-结账-过账-制证
                • 检查试算平衡表本身,复核试算平衡表内各栏金额合计数是否平衡,检查平衡表内各账户的期初余额加减本期发生额是否等于期末余额,核对平衡表内该账户的各栏金额是否抄写错误
                • 检查各账户的发生额及余额的计算是否正确
                • 将记账凭证、原始凭证及账簿记录逐笔核对,检查过账有无错误
                • 检查记账凭证的填制是否正确
            • 总分类账簿与所属明细分类账簿的核对
              • 核对内容
                • 总分类账簿各账户的期初余额、本期发生额、期末余额与所属明细分类账簿各账户的期初余额之和、本期发生额之和、期末余额之和应核对相符
              • 核对方式:会计科目发生额及余额表
            • 总分类账簿与序时账簿的核对
              • 核对内容
                • 总分类账簿各账户发生额、余额与其相对应的序时账簿各账户的发生额、余额核对相符
            • 明细分类账簿之间的核对
              • 核对内容
                • 会计账与统计账
                • 会计账与实物保管账
                • 会计账与业务账
              • 核对方法:是由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发存汇总表报会计部门核对
        • 账实核对
          • 概念:是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对
          • 核对内容
            • 现金日记账账面余额与库存现金数额核对
              • 日清月结
              • 不符,当日查明原因,并做出账务处理
              • 无法当日查明,向会计主管人员报告,如实反映现金的溢余或短缺情况,不得隐瞒不报
            • 银行存款日记账账面余额与银行对账单余额核对
              • 银行存款余额调节表
            • 各项财产物资明细账面余额与财产物资的实有数额核对
            • 有关债权债务明细账账面余额与对方单位账面记录核对
              • 编制、寄发“往来款项对账单”给各债权债务单位,对方单位回函确定余额是否相符
        • 账表核对:是指会计报表有关数字与总账或相关明细账科目的余额或发生额核对
    • 结账
      • 概念:是指会计期末对账簿记录进行总结,计算出各账户的本期发生额和期末余额并作相应结转的工作
      • 作用:可以总结一定期间内的经济活动以及财务状况和经营成果,提高已记录和存储的会计信息的清晰性,为及时编制会计报表提供有益资料
      • 结账程序
        • 将本期发生的交易或事项全部登记入账,并保证其正确性
        • 根据权责发生制的要求,调整有关账项,合理确定本期应计的收入和应计的费用
        • 将损益类科目转入“本年利润”科目,结平所有损益类科目
          • 期末,企业将“主营业务收入”、“其他业务收入”、“投资收益”、“营业外收入”等收入类科目结转到“本年利润”科目贷方
          • 将“主营业务成本”、“营业税金及附加”、“其他业务成本”、“销售费用”、“财务费用”、“营业外支出”等成本费用类科目结转到“本年利润”科目借方,结平所有损益类科目
          • 计算应缴所得税,将所得税结转到“本年利润”借方
          • 将“本年利润”借方(或贷方)余额结转到“利润分配——未分配利润”
        • 结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额,并结转下期
          • 计算出各账户的本期发生额和期末余额,月份结账摘要栏写“本月合计”,自年初累计写“本年累计”,会计年度结束后,应将有关账户的期末余额结转下年,作为下一会计期间的期初余额
      • 结账方法
        • 对不需按月结计本期发生额的账户,如各项债权债务明细账,每次记账以后都要随时结出余额,每月最后一笔余额即为月末余额现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账,每月结账时,要结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”字样,并在下面通栏划单红线需要结计本年累计发生额的某些明细账户,如收入、成本、费用明细账,每月结账时,应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额,登记在月份发生额下面,在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面通栏划单红线,12月末划双红线

          总账账户平时只需结出月末余额

          年度终了结账时,有余额的账户,要将其余额结转下年,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明“上年结转”字样

  • 错账查找与更正的方法
    • 错账原因
      • 会计凭证填制错误
        • 记录内容有误
        • 计算错误
        • 会计科目错误
        • 借贷方向错误
        • 借贷金额有误
      • 会计账簿登记错误
        • 重记
        • 漏记
        • 数字颠倒
        • 数字错误
        • 数字记错
        • 科目记错
        • 借贷方向记反
    • 错账查找方法
      • 差数法
        • 按照错账的差数查找错账的方法
        • 适用于重记、漏记的查询
      • 尾数法
        • 对于发生的差错只查找末尾数,以提高查错效率的方法
        • 适用于借贷方金额其他位数一致,而只有末尾数出现差错的情况
      • 除2法
        • 以差数除以2来查找错账的方法
        • 适用于查找方向记反账的错误
      • 除9法
        • 以差数除于9来查找错账的方法
        • 适用情况
          • 将数字写小
          • 将数字写大
          • 邻数颠倒
    • 错账更正方法
      • 划线更正法
        • 概念:是指划线注销记账错误并在线上填写正确记录的方法
        • 适用于在结账前发现账簿记录的文字或数字错误,而记账凭证没有错误
        • 对于数字错误,应全部划去重新填写
        • 对于文字错误,可只划去错误的部分
      • 红字更正法
        • 概念:是指用红字冲销或冲减原错误记录或有关记录,以更正或调整账簿记录的方法
        • 适用情况
          • 记账以后,在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误
          • 记账以后,发现记账凭证中的会计科目无误,而所记金额大于应记金额,从而引发记账错误
          • 没有发生记账错误,只是交易或者事项发生以后的退回,如车间退料、客户退货等,对账簿记录用红字进行调整
        • 更正方法
          • 第一种情况,会计科目错误,用红字写一张一样的记账凭证,以示注销原记账凭证,然后用蓝字写一张正确的记账凭证,并据以记账
          • 第二种情况,记账凭证会计科目无误而所记金额大于应记金额时,按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷完全相同的记账凭证,以冲销多记的金额,并据以记账
          • 第三种情况,发生交易或者事项退回,直接用红字编制有关记账凭证进行调整
      • 补充登记法
        • 概念:是指用蓝字增记金额以更正账簿记录的方法
        • 适用情况
          • 记账以后,发现记账凭证填写的会计科目无误,只是所记金额小于应记金额时,采用补充登记法进行更正
  • 会计账簿的更换与保管
    • 会计账簿的更换
      • 概念:是指将本年度旧账更换为下年度新账,通常在新会计年度建账时进行总账、日记账和多数明细账应每年更换一次,年度终了,账簿应立卷归档,新的会计年度使用新账簿,不得跨越年度使用账簿有些财产物资明细账和债权债务明细账可以跨年使用,不必每年更换一次

        固定资产卡片账也可跨年度使用,直到所记录的固定资产清理完毕,该卡片账归档

        各种备查簿也可以连续使用

        更换方法:在年终结账时,将需要更换账户的年末余额直接过入新启用的有关账户中去,不需要编制记账凭证,直接在旧账的“本年累计”双红线下摘要栏内写上“结转下年”及其余额,表示把余额结转到下年,无余额的账户不结转。更换新账时,要注明账户的年份,然后在第一行日期栏内写明“1月1日”,在摘要栏注明“上年结转”,把账户余额写入“余额”栏内,在此基础上登记新年度的会计事项。

    • 会计账簿的保管
      • 会计账簿暂由本单位财会部门保管一年,期满之后,由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管
      • 出纳人员不得兼任账簿保管
      • 总账、明细账、辅助账还有除现金、银行日记账以外的其他日记账的最低保管期限均为15年
      • 现金、银行日记账最低保管期限为25年
      • 固定资产卡片账最低保管期限为该固定资产报废清理后5年

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